Organizacja imprez plenerowych stawia przed organizatorami i uczestnikami kilka specyficznych problemów. Jednym z ważniejszych, niezależnie od tego, czy mówimy o targach branżowych, czy też imprezie kulturalnej, jest sposób zagospodarowania i aranżacji przestrzeni.
Ważne podstawy
Imprezy plenerowe, niezależnie od charakteru, cieszą się ogromną popularnością. Firmowe spotkanie integracyjne, miejski koncert czy impreza wystawiennicza – zorganizowane na świeżym powietrzu zyskują wyższy poziom atrakcyjności. Zależnie od zamierzeń ich charakter może być oficjalny, ale też dzięki bliskości natury łatwo stworzyć nieco mniej formalną atmosferę, sprzyjającą rozluźnieniu i odprężeniu. Duża elastyczność otwiera przed organizatorami ogromne możliwości, ale z drugiej strony wymaga starannego przemyślenia i zdefiniowania oczekiwanych rezultatów.
Kluczową rolę odgrywa wybór miejsca. W przypadku imprez o charakterze zamkniętym, takich jak spotkania pracowników, czy prezentacje dla kontrahentów często wybierane są atrakcyjne turystycznie lokalizacje poza miastami, jednak organizując event komercyjny, trzeba starannie przemyśleć zagadnienia logistyczne. Sukces festynów i koncertów, których głównym źródłem finansowania są sprzedane bilety, wymaga dobrego skomunikowania zarówno środkami transportu publicznego, jak i zapewnienia odpowiedniej bazy parkingowej. W tym przypadku istotne jest także staranne wybranie daty wydarzenia, tak aby nie kolidowała ona z konkurencyjnymi projektami.
O czym pamiętać?
Niezależnie od daty i miejsca, w każdym przypadku należy zapewnić odpowiednie zaplecze – zarówno od strony technicznej, jak i formalnej. W przypadku planowanego udziału dużej ilości uczestników konieczne będzie uzyskanie pozwolenia na organizację imprezy masowej. Formalności jest sporo, o wydarzeniu powinna zostać powiadomiona policja, straż pożarna, pogotowie ratunkowe, a nawet inspektorat sanitarny. Od tej zasady jest kilka wyjątków obejmujących między innymi imprezy sportowe dla dzieci, czy też wydarzenia organizowane przez placówki kulturalne, jednak w celu uniknięcia problemów warto zasięgnąć informacji u źródła, a jest nim zazwyczaj burmistrz, wójt lub prezydent miasta.
Infrastruktura techniczna powinna z bezpiecznym zapasem pokrywać zapotrzebowanie. Na szczęście nie jest problemem wypożyczenie mobilnych generatorów zdolnych do wspomożenia lub wręcz zastąpienia tradycyjnej sieci elektrycznej. Zdecydowanie warto skorzystać z pomocy profesjonalnych firm zajmujących się budową sceny, gwarantują one nie tylko sprawną realizację montażu, ale przede wszystkim bezpieczeństwo konstrukcji. W przypadku targów niezbędne będą namioty reklamowe. To doskonały, wygodny i szybki sposób na organizację stoisk. Są nie tylko trwałe, ale też estetyczne, a ich powierzchnia może z powodzeniem służyć jako nośnik informacyjny. Gama produktowa jest ogromna, warto się z nią zapoznać, korzystając z oferty firmy Inventini, producenta namiotów reklamowych i handlowych.
Szczegółów, o których trzeba pamiętać organizując imprezę plenerową jest dużo, jednak wysiłek włożony w przygotowania, z pewnością zaowocuje sukcesem organizatorów i satysfakcją uczestników.
